Lagstadgade, nödvändiga och socialt sammansvetsande. Kaffepauser fyller många behov på en arbetsplats när de används rätt. Men vad behöver vi veta om kaffepausen?

I Finland är en lagstadgad “kaffepaus” 12,5 minuter. Fast oftast kör vi en kvart, eller 20 minuter, om det bjuds på tårta. De flesta företag har i dag anammat en frihet under ansvar-modell som innebär att man när som kan ta en liten avstickare från sitt arbetsmoment. När det kommer till pauser finns det många olika varianter. Så länge pausen fungerar i linje med företagets policy eller arbetskultur fungerar den oftast rätt bra.

Även om pauser är absolut nödvändiga kan de också vara en tidstjuv för företaget. Speciellt om de utnyttjas. Kaffepauser kan i värsta fall betyda förlorad arbetstid och mindre produktivitet. I slutändan har det en direkt påverkan på dagligt nettoresultat. 

Låt oss säga att vi har ett team på 10 personer, varav samtliga går på kaffepaus klockan 9.00. Pausen framskrider i sedvanlig ordning ända tills strax innan avslut. Då glider en eftersläntrare in, sent om sider. Vi kan kalla honom Börje. Börje har haft dejour och jobbat på fältet och ankommer därför lite senare. Börje är en social person och vill helst inte sitta ensam. Han besitter talets gåva så han uppehåller gruppen med allt från en dos klagomål till skojiga anekdoter, allt från logdans till husvagnar. Det kryddade sociala sammanhanget gör att pausen drar ut på tiden, med ytterligare 15 minuter utöver ordinarie tid. 

I kaffepauserna finns flera sociala argument till att händelseförloppet här är acceptabelt. I princip har Börje ryggen fri och ansvaret faller på gruppen som i sin tur borde ha återgått till arbetet efter avslutad tid. Vid dagens slut ser vi att vi har ett gemensamt saldo på -2,5 timmar effektiv arbetstid. Hur kunde det det gå så?

Gör så här istället – 3 tips

1. Alla ska vara med. Förman, ledare eller personer i ansvarstagande ställning – delta gärna i pauserna och i de sociala sammanhangen. Det stärker gemenskapen och du kan få ta del av värdefull information och nya idéer. En gemensam paus stärker gemenskapen och bidrar till att man lär känna alla.
   
2. Schemalägg era pauser. Det skapar en rytm som både hjälper dig att slappna av och att få jobb gjort. Att schemalägga pauser kan också vara ett effektivt sätt att undvika stress. Era arbetsuppgifter påverkar när ni tar pauser. Man kan ha pauser på bestämda klockslag – eller ta dem i samband med att man övergår från en uppgift till en annan.
3. Stäng av omvärlden. Under pausen kan det vara skönt att skärma av sig från störningar, vare sig det är mejlen som plingar eller telefonen som ringer. Beroende på arbetets karaktär och de anställda som utför det ser pausbehoven olika ut. Några kanske föredrar lugn och ro, medan andra vill prata. En annan kanske föredrar motion och frisk luft.